​​In jedem Unternehmen gibt es hunderte von Arbeitsabläufen, die mehr oder weniger standardisiert und in Form von Prozessen formalisiert sind. Das ist natürlich in der Praxis nicht immer so einfach und auch nicht immer vollständig umsetzbar, weil man die Realität niemals 1:1 in einem Modell abbilden kann. Letztlich sind Menschen einfach sehr unterschiedlich in der Informationsverarbeitung und ihren Handlungen. So entsteht häufig ein Wust an uneinheitlichen, fehlerbehafteten und missverständlichen Prozessen.
Gehen wir aber einmal davon aus, dass letztlich ein perfekt ausgeklügelter, alle Eventualitäten abdeckender Prozess entstanden ist, der durch Branchen-Standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) keinen Raum für Interpretation lässt. Problem gelöst, oder etwa doch nicht?

Komplex muss nicht kompliziert sein
BPMN-Notation kann schnell sehr unübersichtlich und schwer verständlich werden. Denn sie stellt jeden Schritt, jedes Detail und jede Alternative in einem einzigen Schaubild dar und das mit einer Vielzahl unterschiedlicher Symbole. Ohne vorheriges Erlernen der Notation ist ein Verständnis kaum möglich . Die eigentlich lückenlose Prozess-Modellierung bleibt aufgrund ihrer komplexen Darstellung einer kleinen Experten-Riege vorbehalten. Die restliche Belegschaft hat keinen Mehrwert davon, obwohl die Prozess-Vereinheitlichung alle betreffen soll.Daher ist es doch schön, wenn es auch einfach geht.

Niedrige Einstiegshürde
Nintex Promapp setzt den Fokus auf leichte Zugänglichkeit. Jeden Prozess soll der User in 10-15 Sekunden verstehen können. Das geschieht in erster Linie durch eine smarte Reduktion der Komplexität nach dem Zwiebelprinzip.
Jeder Prozess besteht aus einer Handvoll „Activities“: Nimm Bestellung auf, bereite Getränk zu, serviere Getränk. Der Prozess stellt zunächst nur diese Hauptschritte dar. Umgangssprachlich formuliert und klar verständlich dargestellt, ohne technische Spitzfindigkeiten und komplizierte Symbole.
Interessiert sich der User für Details, klickt er eine Activity an und sieht die untergeordneten „Procedures“ mit genauen Abläufen. Stellen Sie sich Arbeitsanweisungen in Ihrer Betriebskantine vor. Die erste Prozedur beschreibt Hygiene-Vorschriften, die nächste wie man den Fisch filettiert und so weiter. Klickt man eine Prozedur an, öffnen sich die Detail-Anweisungen, die sich mit Videos und Dokumenten ergänzen lassen.
Smartes Informations-Management vermeidet eine Überflutung unnötiger Informationen. Mit Hilfe von kontextbezogenen Informationen sieht der Mitarbeiter immer genau die gerade relevanten Informationen.
Ein erfolgreicher Change-Prozess gelingt am besten mit der vollen Unterstützung der zuständigen Mitarbeiter. Die mit Promapp leicht verständlich aufbereiteten Prozesse unterstützen dies im Gegensatz zu klassischen Notationen wie BPMN.

Wäre es nicht schön, wenn Sie mit minimalem Aufwand die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern können? Manchmal sind die Lösungen dafür einfacher als man denkt. Mit der richtigen Accessibility in kann es Ihnen gelingen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Fachabteilungen schnellstmöglich mit einer neuen Software oder mit neuen Systemen vertraut zu machen. Sogar Menschen mit Einschränkungen können leicht integriert werden. So lassen sich viele Hürden abbauen oder entstehen erst gar nicht. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fühlen sich perfekt aufgehoben und können sich selbständig mit dem System oder der neuen Software vertraut machen.

Was bedeutet eigentlich „Accessibility“? 

Der Begriff beschreibt ein Design-Konzept, dass Menschen die Durchführung von Aufgaben erleichtert, die sie zuvor nicht bzw. nur mit größter Mühe erfüllen konnten. Unternehmen investieren jedes Jahr viel Geld in neue Software-Lösungen. Deshalb sollte die Software natürlich von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern optimal – und bestenfalls mit Freude – genutzt werden.

Wir sind auch betroffen?

Als Consultant bin ich in unterschiedlichsten Unternehmen tätig. In einer Beratungssituation bei einem Kunden aus dem IT-Sektor traf ich kürzlich auf eine Gruppe junger und relativ fitter Software-Entwickler und Designer. Sie konnten sich überhaupt nicht vorstellen, dass etwa 20% der Menschen Schwierigkeiten  durch unausgereifte Accessibility haben und dass dies relevant für ihre Produkte und Services ist.
Im Laufe des Workshops erkannten sich immer mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kunden wieder und merkten, dass die richtige Accessibility auch sie ganz persönlich betrifft. Jeder 11. Mann beispielsweise leidet unter einer „Rot-Grün-Schwäche“, so auch einige der anwesenden Entwickler. Auf Design-Ebene lässt sich die Einschränkung ganz einfach umgehen: statt rot-grün hat sich rot-blau als am effektivsten erwiesen. Unternehmen können so 9% ihrer männlichen und 0,8% ihrer weiblichen Benutzer den Arbeitsalltag ohne Mehraufwand und Design-Kompromisse erleichtern.
Neben all den Erleichterungen im Arbeitsalltag, die Internet und Smartphones mit sich bringen, gibt es natürlich auch negative Folgen wie Aufmerksamkeitsdefizite. Im Web-Design ist es schon längst Usus, Texte völlig anders zu gestalten als in Print-Medien. Web-Texte sind knapper gefasst, in viel kürzere Absätze gegliedert und mit vielen bunten Bildern aufgelockert, um die schmale Aufmerksamkeit länger zu halten. Als Faustregel dürfen die Texte nicht länger als 7 Minuten Lesezeit beanspruchen, dann werden Inhalte eher wahrgenommen.
Manchmal sind es nur kleine, sehr einfache Dinge, die aber einen hohen Nutzen bringen und viel Geld einsparen können. Der angesprochene Kunde beispielsweise nutzte vorher in seiner Software-Lösung eine schlanke Suchfunktion. Das Eingabefeld war jedoch sehr kurz und offenbarte somit nur einen Teil der Texteingabe. Unsere Analyse ergab eine unnötig hohe kognitive Belastung, weil sich Nutzerinnen und Nutzer die nicht-sichtbaren Buchstaben merken mussten. Wir verlängerten daraufhin das Eingabefeld auf die Norm von 27 Zeichen und lösten das Problem. Was ganz einfach klingt, kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enorm entlasten. Denn durch die höhere Arbeitsbelastung sind kognitive Ressourcen schnell erschöpft.

Design ist mehr als nur coole Optik

Design wird leider häufig mit Style gleichgesetzt, auf Kosten der Bedienbarkeit. Sie kennen das vielleicht von Ihrem Auto, wenn Sie eine kaum erreichbare Glühbirne austauschen müssen, weil der Designer eine schnittige Front auf Kosten der Erreichbarkeit von Verschleißteilen bevorzugte.

Bessere Usability für Alle!

Fazit: Usability-Ikone Don Norman hat es wie folgt auf den Punkt gebracht: „Wenn wir etwas so gestalten, dass Menschen mit Einschränkungen es benutzen können, dann steigern wir meist automatisch die Benutzerfreundlichkeit für jeden.“
Mit einem kompetent umgesetzten Universal Design steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sparen zudem wertvolle Ressourcen und Geld. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir erhöhen Ihre Produktivität mit automatisierten Prozessen, Fehlervermeidung, reduzierter Komplexität und vielen weiteren Maßnahmen. Unsere erfahrenen und leidenschaftlichen Usability-Experten helfen Ihnen gerne beim erfolgreichen Change Management.

Mit der digitalen Transformation in Unternehmen wird der Digital Workplace Schritt für Schritt die Ausgangsbasis sein. Denn hier läuft alles zusammen. Viele neue Tools von Office 365 bieten innovative Möglichkeiten, denn Zusammenarbeit wird immer wichtiger. Sie wird in den nächsten Jahren verstärkt den Erfolg von Unternehmen bestimmen. Der Digital Workplace sollte dabei exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein, denn er beeinflusst die gesamte Unternehmenskultur. 

Werfen wir einen Blick auf Integrierte Management Systeme (IMS). Sie sind wahrscheinlich nicht der erste Gedanke, wenn es um einen digitalen fancy Workplace mit coolen neuen Features geht. Hier trifft ein reglementiertes, starres und staubtrockenes Thema auf die mobile Welt der dynamischen Social Communication im Unternehmen. Aber auch das bedeute „Modern Work“. Schließlich geht es nicht pausenlos um neue Software, Features, intelligente Technologien und die nackte Automatisierung von Businessprozessen. Es geht auch um die richtigen Kommunikationskonzepte und darum, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf eine neue Art und Weise Zusammenarbeit gestalten werden.

Was sind die Vorteile eines dynamischen Integrierten Management Systems? 

In einem IMS lassen sich verschiedenen Managementbereiche, wie Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Arbeitsschutz, Datenschutz, Umweltmanagement und Energiemanagement abbilden. Für Qualitäts- und Wissensmanagement gilt seit 2015 beispielsweise die ISO-Norm 9001. Sie legt eine gemeinsame Definition und Struktur für bestehende Normen und Revisionen fest. 
In Zeiten der Digitalisierung und des ständigen Wandels wächst die Komplexität. Ständig ändern sich Prozesse, werden automatisiert oder neu definiert. Daher sind Verantwortliche in Unternehmen laufend damit beschäftigt, die Managementbereiche und ISO-Normen auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist nicht nur ihre Aufgabe, den Überblick zu behalten und zu dokumentieren, sondern sie müssen auch wichtige Inhalte und Änderungen für jeden Nutzer von überall zugänglich machen. Keine leichte Aufgabe. 
Um handlungsfähig zu bleiben, brauchen Unternehmen heute eine hervorragende Dokumentensteuerung und Meta-Suche, aber auch ein neues Kommunikationskonzept und zwar: „Bottom Up“. Prozesse, Anweisungen und Sachverhalte mit diversen Dokumentenarten und -typen müssen immer wieder neu beschrieben bzw. angepasst werden. Das erfordert Arbeitsteilung und die Mithilfe aus verschiedenen Fachabteilungen. Das „Bottom-Up-Prinzip“ unterstützt dabei die gleiche innovative Form der Zusammenarbeit, wovon auch das Social Intranet profitiert. 

Wissensmanagement als Teil digitaler Zusammenarbeit 

Wissen teilen ist heute ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Als Geschäftsführerin oder Manager haben Sie die Aufgabe, Teams, Generationen und Kulturen über Ländergrenzen hinweg zur Zusammenarbeit und zum Wissensaustausch zu bewegen.

1.    Vorteile durch Social Networking
Über ein Social Intranet und über das „Bottom-Up-Prinzip“ wird Wissensmanagement gefördert. Ähnlich wie bei Wikipedia wird das Gesamtwissen im Unternehmen und in den verschiedenen Arbeitsgruppen als kollektive Intelligenz genutzt. Kompetenzen werden so geschickt gebündelt und kombiniert. Doch damit Wissensmanagement richtig greift, muss das Wissen gesteuert und für alle gut nutzbar sein. Das „Bottom-Up-Prinzip“ und seine flexiblen Strukturen machen die Informationen und das Wissensmanagement lebendig. 

2.    Ein individuelles Kommunikationskonzept mit Office 365 und SharePoint
Doch ohne eine Basisstruktur geht es nicht. Schließlich müssen relevante Informationen auch gefunden und Wissen bewertet werden. Dafür gibt es keine Standardlösung. Jedes Unternehmen hat andere Strukturen. Das Organisationsgerüst, Prozessgenehmigungen und Informationsströme unterscheiden sich. Deshalb bietet der „Werkzeugkasten“ von Office 365 eine bunte Toolpalette, die vom einfachen Dokumenten- und Informationsmanagement bis hin zu komplexen Anforderungen vom Projektmanagement in Teams alles abdeckt. Diese Palette kann für das Intranet optimal und individuell auf das Unternehmen zugeschnitten werden. Über SharePoint organisieren Unternehmen durch ein umfangreiches Dokumentenmanagement, über entsprechende Berechtigungen und eine globale Suche den Grundstein für die Botton-Up-Kommunikation. Damit alle Mitarbeiter sich schnell im Intranet zurechtfinden und die neuen Tools gerne Nutzen, sollten sie Schritt für Schritt an die Vorteile der neuen Kommunikation herangeführt werden. Denn nur wenn alle Mitarbeiterinnen Spaß an der neuen Zusammenarbeit haben, wird sie wirklich erfolgreich. Deshalb sind Design, Usability und ein gutes Change Management so ungeheuer wichtig. 

3.    Das IMS als Steuerungszentrale für Wissen
Der Vorteil eines Integrierten Management Systems auf Basis von SharePoint ist, dass es sich wunderbar in das Intranet integrieren lässt. Die Informationen werden dort erfasst, zugeordnet, bewertet und weiterentwickelt, wo sie auch zusammengetragen werden. Dabei spielt der Faktor „Compliance“ eine entscheidende Rolle. Die Informationen werden durch das System gefiltert und proaktiv an den Nutzer herangetragen, wenn sich dieser im Intranet bewegt. Er wird also nicht von einer Informationsflut überschwemmt, sondern enthält nur für ihn relevantes Wissen. Das „Bottom-Up-Prinzip“ lebt davon, dass es nur wenig Redakteure, aber viele Konsumenten gibt. Die Redakteure pflegen alle Informationen an einer zentralen Stelle, sodass keine doppelten Informationen oder redundante Daten entstehen. Das Wissen bleibt gebündelt und aktuell. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind so nicht nur handlungsfähiger, sondern vor allem auch motivierter. Das Wohlbefinden steigt und Zusammenarbeit wird erfolgreich. 

Fazit: Das Integrierte Management System stellt eine feste Struktur für die Informationslandschaft zur Verfügung. Dadurch werden Normen erfüllt und Inhalte vergleichbar. Gleichzeitig managet es die Umgebung, in welcher Wissensmanagement nach dem „Bottom-Up-Prinzip“ lebendig wird. Durch das passende Kommunikationskonzept, durch schickes Design und einfache Usability lassen sich Informationen einfach teilen, weiterentwickeln und dokumentieren. Das Unternehmen und alle Mitarbeiter profitieren von der kollektiven Intelligenz, die im dynamischen IMS festgehalten wird und sich jederzeit schnell und flexibel an neue Prozesse anpassen lässt. Der klar definierte Nutzen und die aktive Integration der Informationen in den Arbeitsalltag ist der Schlüssel zum Erfolg.

Möchten Sie mehr über Integrierte Management Syteme mit SharePoint erfahren? Dann sprechen Sie uns an oder besuchen Sie den Vortrag von unserer Wissensmanagement-Expertin Christina Traut auf der MEiM – Mehr Erfolg im Mittelstand – am Mittwoch, 21. November 2018 im Heinz Nixdorf MuseumsForum in Paderborn. Im unserem Video zum Thema „Kollaboratives Wissensmanagement“ bekommen Sie einen kurzen Eindruck, worum es geht. Viel Spaß dabei! 

Mehr Unternehmenserfolg durch eine gemeinsame Vision

Unternehmen kämpfen heute mit der Herausforderung, sich von der globalen Konkurrenz abzuheben. Der Fachkräftemangel setzt die Unternehmen zunehmend unter Druck, anspruchsvolle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für sich zu begeistern. Heute sind vor allem gutes Teamwork, eine ausgewogene Work-Life-Balance, aber auch freie Entfaltung und ein „Warum“ wichtig. Die Antwort auf die Frage „Warum möchte ich gerade für dieses Unternehmen arbeiten?“ kann nach bekannter Theorie durch ein „Vision Statement“ beantwortet werden. Im digitalen Zeitalter profitieren besonders HR-Abteilungen und die interne Kommunikation von einem starken Leitbild. Hätte sich Amazon auf den Online-Buchhandel beschränkt, wäre es heute nicht das größte Unternehmen der Welt. „To be earth’s most customer centric company”, zeigt Amazon’s Selbstverständnis, nicht auf ein Produkt fokussiert zu sein, sondern sich auf die Wünsche der Kunden zu fokussieren. Digitalisierung bedeutet in erster Linie, offen für den permanenten Wandel zu sein und eine Vorreiter-Rolle einzunehmen. Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen. In dieser dynamischen und schnellen Zeit bietet das Vision Statement Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Halt und schafft es, sich in Krisensituationen und für Innovationen auf eine Richtung und gemeinsame Version zu fokussieren.

Was ist ein Vision Statement und wie können Unternehmen es einsetzen?

Ein Vision Statement ermöglicht, das große Ganze zu sehen. Es bietet die Möglichkeit für eine gemeinsame Sache zu kämpfen oder zumindest zu arbeiten. Im Arbeitsalltag sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren eigenen Aufgaben innerhalb ihrer Abteilung beschäftigt und haben oft nicht den Blick auf übergeordnete Unternehmensziele. Daher kann das Vision Statement schon durch ein paar starke Worte alle Abteilungen zusammenführen und sie an ein gemeinsames Ziel erinnern.

„To make people happy“: mit diesen vier Worten hat Disney ein unheimlich starkes Selbstverständnis geschaffen, für das sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell begeistern können. Dieses Vision Statement dient bei Disney seit Jahrzenten als Roadmap und interne Guideline für die Arbeitsweise im Unternehmen.

Im Gegensatz zu operativen Geschäftszielen, verändert es sich selten oder nie. Ein Vision Statement zeigt die langfristigen Ziele eines Unternehmens. Es ist in erster Linie an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – nicht an die Kunden – gerichtet. Es soll die gesamte Belegschaft inspirieren und einen Wegweiser bieten.

Studien belegen die Tragweite eines starken Vision Statements. Eine als bedeutsam empfundene Vision führt zu einem signifikant stärkeren Engagement der Mitarbeiter, während sich eine schwache Vision gegenteilig auswirkt. Engagierte Mitarbeiter sind oft produktiver und zudem wirkungsvolle Markenbotschafter. Die Essenz einer Unternehmens-Vision in wenigen Worten glaubhaft und begeisternd zusammen zu fassen, ist jedoch eine große Herausforderung.

Mit einem Vision Statement Unternehmensziele auf den Punkt bringen

Ein Disney-Mitarbeiter hat stets im Hinterkopf, dass seine Arbeit den Zweck erfüllt, Menschen glücklich zu machen. Das kann an einem verregneten Montagvormittag den entscheidenden Antrieb geben.

Effektive Vision Statements inspirieren und motivieren, indem sie Geschichten vom Mehrwert des Unternehmens und seiner Produkte und Services erzählen. Digitale Zusammenarbeit bedeutet heute crossmedial und mobil Informationen teilen. Deshalb sollte die Vision auf mehreren Kanälen kommuniziert werden, um allgegenwärtig und vertraut zu sein. Glaubwürdigkeit erlangt eine Vision nicht nur mit Worten, sondern indem sie vorgelebt wird von allen Führungskräften.

Ein Vision Statement ist keine Bestandsaufnahme der Gegenwart, sondern es ist auf die Zukunft gerichtet. Ein Unternehmen strahlt damit Innovation und Wille zur Veränderung aus. Doch nur wenn diese Agilität und Offenheit auch ausgestrahlt wird, wird die gewünschte Akzeptanz von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreicht.

Arbeiten gehen und gleichzeitig die Welt ein wenig besser machen, was ein toller Gedanke!

Wenn Unternehmen es schaffen, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Gefühl zu geben, sich nicht nur jeden Morgen aufraffen, um ihre eigene Stromrechnung zu bezahlen, sondern dass sie jeden Tag einen Beitrag für das große Ganze leisten, steigert das die Motivation.

„To provide access to the world’s information in one click”, ist ein starker Antrieb für die Mitarbeiter von Google. Im Zeitalter der Digitalisierung ist der leichte Zugang zu Informationen von jedem Ort wichtiger denn je für eine bessere Zukunft.

Fazit: Ein gutes Vision Statement kommt nicht von der Stange. Es muss von Herzen kommen, maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen und prägnant formuliert sein. Mit wenigen Worten können Sie den Unterschied ausmachen.

Wenn auch Sie mit einem starken Vision Statement Ihre Mitarbeiter inspirieren und engagieren möchten, sprechen Sie uns an! Wir bieten Ihnen ein erprobtes und ganzheitliches Change Management-Konzept mit vielen weiteren Maßnahmen durch unser erfahrenes Experten-Team, das mit Ihnen gemeinsam die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellt.