Mobile Moments: 5 Gründe für ein mobiles Intranet

​Viele Firmen haben bereits die Vorteile eines Intranets erkannt und diese in ihren Unternehmen eingeführt. Durch ein Intranet geben sie den Mitarbeitern einen zentralen Ort, wo sie die Möglichkeit haben auf das globale Unternehmenswissen und relevante Informationen zuzugreifen und sich über aktuelle Neuigkeiten des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Im Zeitalter von Web 2.0 hat sich das Nutzerverhalten vom Konsumenten zum aktiven Macher hin gewandelt, was wir privat schnell willkommen geheißen haben und durch unzählige Social Media Kanäle ausleben.

Dieser Fortschritt ist auch in der Arbeitswelt angelangt und inspirierte zu einer Erneuerung des Intranets. Durch die vielen digitalen Innovationen war es möglich ein Social Intranet zu schaffen, bei dem die Mitarbeiter selbst interagieren. Sie haben die Option Beiträge zu kommentieren, sich mit den Kollegen auszutauschen und die Arbeitsweise effizienter zu gestalten.

Um die digitalen Möglichkeiten noch weiter zu nutzen, ist der nächste Schritt in dieser Entwicklung das Intranet auch mobil zur Verfügung zu stellen. Mitarbeiter können von überall aus auf das Intranet zugreifen und zusätzlich erhalten „Frontline“-Mitarbeiter, wie zum Beispiel Postboten, Krankenpfleger und Busfahrer, erstmals die Möglichkeit das Firmenintranet zu nutzen und sich somit online mit einzubringen. Dadurch wird eine komplett neue Zielgruppe durch die Mobilität erreicht.

Das mobile Intranet kann durch eine responsive Portalseite, aber auch als App realisiert werden. Beide Möglichkeiten sind äußerst praktisch. Sie ermöglichen einen mobilen Zugang für die Mitarbeiter und der Redakteur zum Beispiel hat weniger Arbeit, da das mobile Intranet seinen Content aus einer Quelle beziehen und er daher nur eine Quelle pflegen muss. Am elegantesten wird das Intranet durch eine App umgesetzt. Dieses Format bietet für die mobilen Geräte zahlreiche Vorteile, auf die wir kurz hier eingehen:

1.    Mobile Kommunikation
Mit einer Umsetzung als App können zusätzlich zum Intranet Chat, Messagingdienste oder Microblogs den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, sodass sie dadurch schnell und ortsunabhängig miteinander kommunizieren können. Auf diese Weise können einfache Prozesse auch schneller abgesprochen und freigegeben werden. Selbst wenn der betreffende Mitarbeiter gerade einmal nicht an seinem Arbeitsplatz sitzt.
Durch die Option der Push Notifications erfahren die Mitarbeiter umgehend von neuen Inhalten oder dass sie Nachrichten empfangen haben. Dadurch bleiben sie auf dem Laufenden und werden durch die App dazu angeregt, das Intranet aktiv zu nutzen. Wodurch ganz automatisch die Zahl der Nutzer steigt.

2.    Bessere Benutzerfreundlichkeit  
Anders als beim responsiven Design kann die Navigation bei der App dem Gebrauch auf dem mobilen Gerät speziell angepasst und komfortabler gestaltet werden. Diese Form der Darstellung ist für den Nutzer vertraut und durch den tagtäglichen Gebrauch von Apps intuitiv geworden. Durch die Einführung des Smartphones hat ein globales Umdenken bezüglich der Nutzung von Apps stattgefunden, sodass ihre Einführung keinerlei Umstellung mehr bedarf.

3.    Geringes Sicherheitsrisiko
Im Vergleich zu einer Website ist eine App wesentlich sicherer bezüglich sensibler Daten und Informationen. Es besteht nicht nur die Möglichkeit durch das Eingeben der Login Informationen eine Hürde zu schaffen, sondern mit der aktuellen Smartphone Generation kann die App z.B. durch die Abfrage des Fingerabdrucks gesichert werden. Zusätzlich kann man die App über ein MDM (Mobile Device Management) verwalten. Dies bedeutet, dass die zuständige IT-Abteilung bei Meldung von außerhalb auf die App zugreifen bzw. diese bei Missbrauch oder Geräteverlust komplett löschen kann.

4.    Größere Identifikation mit dem Unternehmen 
Mit einer App haben Mitarbeiter ebenfalls die Möglichkeit sich von unterwegs schnell auf den neusten Stand zu bringen und sich mit ihren Kollegen auch aus der Ferne austauschen zu können. Auf diese Weise werden unternehmensinterne Barrieren digital entfernt und Nähe geschaffen.

5.    Auch offline nutzbar 
Eine große Hilfe stellt die offline Nutzbarkeit der App dar. Wenn man aufgrund einer Geschäftsreise unterwegs ist oder zwischen zwei Kundenterminen Leerlauf hat, kann es oft passieren, dass man keine Internetverbindung hat. Dies ist kein Problem. Der Mitarbeiter kann auch offline auf die Inhalte des Intranets und alle notwendigen Dokumente zugreifen. Alle Inhalte werden bei erneuter Internetverbindung anschließend automatisch synchronisiert. Von diesem Vorteil profitieren zum Beispiel die Außendienstmitarbeiter in Vertrieb und Service.

Maßgeschneiderte Apps von aXon
Die Vorteile sprechen klar für sich. Jedoch klingen Ideen in der Theorie natürlich einfacher als die Praxis im Endeffekt aussieht. Bei der Umsetzung des Intranets in App-form müssen viele kleine Dinge beachtet werden.

Da die App eine mobile Erweiterung des Intranets darstellt, ist es besonders wichtig, sich im Vorfeld klar zu machen, was der Nutzen der App ist und für wen sie eine Erleichterung darstellen soll. Welche Berufsgruppen im Unternehmen hätten einen Vorteil von einer mobilen Version des Firmenintranets und welche Features werden in der App zusätzlich zu den Inhalten benötigt? Außerdem lohnt es sich ebenfalls genau zu überlegen, ob wirklich alle Elemente des Intranets für die mobile Lösung geeignet sind.

Wir befassen uns intensiv mit diesen Fragen und entwickeln Lösungen für eine digitale Optimierung. Mit Microsoft SharePoint schaffen wir bereits maßgeschneiderte und unternehmensoptimierte Intranets, die mit allen Vorteilen von Office 365 nicht nur ein modernes, sondern auch ein digitales Intranet darstellen. Darüber hinaus schaffen wir mit Frameworks wie Wizdom eine perfekte Schnittstelle zwischen Cloud und OnPremise-Installationen und ermöglichen somit den Schritt in die mobile Welt. Für Kunden, die für Ihre Mitarbeiter die beste Experience wollen, designen wir individuelle mobile Apps als Frontend für das Intranet.

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