Interview: Vertragsmanagement mit „Shareflex|contract online“

​Mit voranschreitender Digitalisierung fordern Unternehmen immer mehr Agilität und Mobilität. Deshalb werden Cloudstrategien zunehmend interessanter. Wenn es im Digital Workplace um Vertragsmanagement geht, greift aXon gerne auf Lösungen von Portal Systems zurück. Diese lassen sich gut und einfach integrieren und passen hervorragend zu aXons-Konzept der Prozessoptimierung und zum nahtlosen Zusammenarbeiten. Damit Verträge zukünftig auch in der Cloud reibungslos verwaltet und gesteuert werden können, hat Portal Systems mit Shareflex|contract online eine Lösung für professionelles Vertragsmanagement in Office 365 entwickelt. Wir fragen Frank von Orlikowski, CEO von Portal Systems, zu Möglichkeiten des Vertragsmanagements in der Cloud und dazu, wieShareflex|contract online in Office 365 funktioniert.

Frank, was genau dürfen sich unsere Leser überhaupt unter digitalem Vertragsmanagement vorstellen? 
Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Verträge über den gesamten Lebenszyklus sicher und effizient bewirtschaftet werden. Dies reicht von der (automatisierten) Vertragserstellung über Vorlagen und Templates, bis hin zur Vertragsgenehmigung- und Freigabe. Und über die Vertragsverwaltung, u. a. mit einer Fristenüberwachung, bis letztendlich zur Archivierung und einem Reporting. Die Klammer über alle Elemente des Vertrages bildet die Vertragsakte mit einem flexiblen Berechtigungsmanagement.

Shareflex|contract ist jetzt nicht mehr nur für SharePoint on-premises, sondern auch für Office 365 Umgebungen verfügbar. Warum bieten gerade diese beiden Plattformen eine ideale Grundlage für digitales Vertragsmanagement? 
Viele Unternehmen setzen für Ihr Social Intranet bereits strategisch auf SharePoint und/oder Office 365. Basierend auf dieser Plattform bietet ein Vertragsmanagement den idealen Einstieg in einen modernen „Digital Workplace“. Durch diesen Ansatz können die vielfältigen Office 365 Werkzeuge, wie Teams, Groups und OneDrive, mit den integrierten Dokumenten-Management- und Backend-Funktionen kombiniert und direkt in Shareflex|contract online genutzt werden.

Einer der großen Vorteile von Shareflex|contract besteht sicherlich darin, dass es sich um eine vorkonfigurierte Standardanwendung handelt, die innerhalb weniger Minuten einsatzbereit ist. Jedoch gibt es bestimmt auch Unternehmen, die aufgrund individueller oder branchenspezifischer Gegebenheiten sehr spezielle Anforderungen an das Vertragsmanagement haben. Eignet sich Shareflex|contract auch für solche Unternehmen?
Ja unbedingt. Shareflex|contract basiert auf der Shareflex|platform, auf deren Basis das Standard-System auf allen Ebenen konfiguriert und an die jeweiligen fachlichen Anforderungen angepasst werden kann. Für SharePoint On-Premises praktizieren wir das schon seit vielen Jahren. Aber auch für die Cloud im Office 365 bieten wir diesen „custom cloud“-Ansatz, was uns hier zurzeit einzigartig in unserem Marktsegment macht – und als Partner auch gerne mit der aXon zusammen.

Von der Vertragsverwaltung über Archivierung, Reporting und vielem mehr stehen Anwendern von Shareflex|contract eine Vielzahl von Features zur Verfügung. Eine Frage, die sicherlich viele unserer Leserinnen und Leser interessiert, ist: Welche dieser zusätzlichen Funktionen haben, Deiner Meinung nach, den größten Mehrwert für Unternehmen?
Das hängt ganz vom jeweiligen Einsatzgebiet ab. Eine Vielzahl unserer Kunden nutzt im Kontext der Lösung Shareflex|contract unsere Integration in Outlook, die automatische Dokumenten-Generierung sowie das Reporting, weil das zumeist wesentliche Bestandteile der Gesamtlösung d

arstellt. Gerade die größeren Kunden binden dann auch gerne die revisionssichere Archivierung mit einer integrierten PDF-Konvertierung der abgelegten Office-Dokumente ein. Alle Shareflex|add-ons können je nach Bedarf eingebunden werden. Relativ neu ist die Möglichkeit, über einen grafischen Workflow-Designer auch frei konfigurierbare Workflows, zum Beispiel für den Freigabe- und Genehmigungsprozess, einzubinden. Dieser Designer gehört zum Standardumfang unserer Lösung, wodurch auf den Kauf einer separaten Workflow-Engine verzichtet werden kann.

Als Agentur für digitale Zusammenarbeit begleiten wir von aXon aktuell viele Unternehmen in die Cloud. Warum ist es Deiner Meinung nach für Unternehmen besonders attraktiv parallel zu Office 365 auch Shareflex|contract online einzuführen?
Mit Shareflex sind wir jetzt viele Jahre am Markt und haben dadurch die meisten Installationen noch auf SharePoint On-Premises. Hier stoßen wir immer wieder auf infrastrukturelle Herausforderungen, wie das Sizing der SharePoint Farm, die Massendatenthematik, die Performance und viele weitere Themen. Ebenso haben viele Kunden gar nicht die Kapazitäten, um eine solche Umgebung optimal zu betreuen. Dies ist in Office 365 mit der „Cloud first“-Strategie anders. Um all die genannten Themen kümmern sich die Spezialisten von Microsoft und von aXon. Wir als Portal Systems AG liefern unseren Kunden aus der Microsoft Cloud alles was benötigt wird, damit der Kunde ohne eigene Infrastruktur ein vollständiges Vertragsmanagement in Office 365 nutzen kann. Und das sogar als „custom cloud“-Variante.

Wir bedanken uns für das nette Interview und freuen uns sehr, dass Du uns als Partner auf der Hannover Messe vom 1. bis 5. April in Hannover und auf unserer re:work conference am 22. Mai 2019 in Paderborn unterstützt. Unsere Gäste können auf der HMI am aXon Messestand A29 in Halle 6 und auf der re:work conference persönlich über Vertragsmanagement und digitale Geschäftsanwendungen in Office 365, sowie die Vorteile von Shareflex|contract online informiert werden.