Die Kommunikation über Social Media & Co. gehört seit Jahren zum Alltag und beschränkt sich schon lange nicht mehr nur auf die Generation xyz. Marketingabteilungen und auch der Vertrieb haben erkannt, dass sich über Social Media gekonnt Marken stärken und Produkte verkaufen lassen. Auch das Recruiting hat neue Strategien entwickelt und mischt ganz vorne in der „Social Communication“ mit.

Was bedeutet Social Intranet?

Nicht mehr neu und mittlerweile überall präsent, sprechen wir seit grob 10 Jahren von einem Wandel der Kommunikationskultur – mitreden und mitgestalten, im besten Fall interaktiv, kreativ, proaktiv und intelligent. Es ist also nur eine logische Konsequenz, dass der Kommunikationswandel Einzug in die Arbeitswelt nimmt. Dazu gehört natürlich auch die interne Unternehmenskommunikation. Inhalte werden demnächst nicht mehr nur zentral von der Unternehmensredaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Mitarbeitern aktiv erstellt und mitgestaltet. Im Gegensatz zum herkömmlichen Intranet wird der Fokus beim Social Intranet auf die dynamische Wissensvermittlung und die gemeinsame kollaborative Zusammenarbeit gelegt.

Die Mitarbeiter werden zu Autoren und der „User-Generated-Content“, kann entweder von anderen Mitarbeitern ergänzt, geändert und nach Freigabe und Zulassung auch direkt von der jeweiligen Abteilung veröffentlicht werden. Selbst das Erscheinungsbild des Intranets lässt sich nach eigenen Wünschen und Interessen der Mitarbeiter frei mitgestalten. Zudem können sich die Mitarbeiter untereinander vernetzten, Blogbeiträge schreiben und sich über Wikis und Foren aktiv in die interne Unternehmenskommunikation mit einbringen. Die soziale Vernetzung der Mitarbeiter untereinander belebt den Wissenstransfer und fördert die Motivation. Informationsvermittlung erhält einen ganz neuen Stellenwert, die nicht am Schreibtisch enden darf, sondern auch im Homeoffice, im Außendienst, am Flughafen und bei Kundenterminen reibungslos funktionieren muss. Dadurch sind alle Informationen schnell in Echtzeit für jeden zugängig und die einzelnen Abteilungen arbeiten erfolgreicher zusammen.

Wollen Unternehmen die Vorteile des Social Intranets optimal nutzen und einen echten Mehrwert erzielen, sollten sie sich darüber im Klaren sein, dass sich die Informationskultur von einer reinen Informationsvermittlung „Top-Down“ zu einem interaktiven Kommunikationskonzept „Bottom-Up“ entwickeln sollte. Schick, dynamisch, interaktiv und intuitiv alleine reicht nicht aus, denn die Kommunikationsstruktur des Social Intranet funktioniert nur dann, wenn sie passgenau auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Deshalb sollten Unternehmen vorher genau definieren, was sie durch die Einrichtung erreichen möchten und wie die einzelnen Abteilungen abgebildet werden. Die Organisation des Social Intranets bleibt dabei ein kontinuierlicher Prozess.

Vorteile des Social Intranets

Unternehmen haben das Potenzial der neuen Kommunikationskultur erkannt. Moderne Enterprise-Social-Lösungen sind derzeit gefragt wie nie. Das Social Intranet bietet Hilfestellung bei der Projektarbeit, dient als Aufbau einer Wissensdatenbank und liefert personalisierte Unterstützung durch gezielte Expertise einzelner Mitarbeiter. Zudem ermöglicht es einen generellen Informationsaustausch zwischen den Abteilungen und dient als Kommunikationskanal zwischen Mitarbeitern und der Geschäftsführung.

1.      Mehrwert für die Projektarbeit

Mitarbeiter arbeiten heute nicht mehr nur in einem festen Bereich. Die Arbeit in Projekten bestimmt ihren Alltag und Teams setzen sich immer wieder neu zusammen. Dies erfordert eine hohe Kommunikationsdichte, die nur optimal zu leisten ist, wenn alle Informationen, Aufgaben und Änderungen über gemeinsame Projektbereiche (Communities) laufen und so eine zentrale Wissensplattform schaffen. Über diese kann sich jedes Teammitglied informieren und zur Ergebnisfindung beitragen. Sie ermöglicht einen transparenten Einblick in den gesamten Projektverlauf. Durch schnelles Reagieren auf Informationen können Ressourcen besser geplant, Zeiten besser eingehalten und unnötige Kosten vermieden werden. Das gewonnene Wissen im Projektverlauf steht allen auch für zukünftige Projekte zur Verfügung und macht Projektplanung nachhaltig.

2.      Nachhaltigkeit und schnelles Handeln durch Expertenwissen

In einem Unternehmen tummeln sich viele Experten. Durch die richtige Organisation des Social Intranets können Unternehmen gezielt auf Expertenwissen zugreifen, es sei denn, jeder Mitarbeiter führt ein aktuelles und ausführliches Profil, wodurch andere Mitarbeiter schnell auf seine Expertise zurückgreifen können. Beispielsweise tritt bei einem Kundenbesuch ein akutes Problem oder eine fachspezifische Frage auf. Über die Suche des Social Intranets kann die Expertin oder der Experte auf diesem Gebiet schnell ausfindig gemacht und zur Problemlösung herangezogen werden. Bestenfalls befindet sich in ihrem oder seinem Profil zusätzlich eine schriftliche Dokumentation zur Problemlösung. Schneller Support und zufriedene Kunden sind das Resultat und stärken nachhaltig den Erfolg des Unternehmens.

3.      Informationsaustausch und Nähe zur Geschäftsführung

Durch einen Blog oder durch gezielte Informationen aus der Geschäftsführung sind Mitarbeiter über die Abläufe, geschäftliche Entwicklung und Zielsetzung im Unternehmen bestens informiert und können diese aktiv mitgestalten. Die Mitarbeiter fühlen sich am Gesamtprozess beteiligt, können sich leichter mit dem Unternehmen identifizieren und sind dadurch stärker motiviert. Die Social Mediafunktionen, wie beispielsweise die Kommentarfunktion im Blog, brechen strenge hierarchische Strukturen auf und ermöglichen einen Dialog zwischen Mitarbeitern und Management. Das fördert das Vertrauensverhältnis und die Beziehung zwischen Mitarbeitern und der Geschäftsführung. Die Mitarbeiter fühlen sich ernst- und wahrgenommen, was eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, mehr Engagement, schnellere Projektlaufzeiten und einen geringeren Krankenstand zur Folge hat.

Zusammenfassend fördert das Social Intranet die Kommunikation und den Informationsaustausch im Team. Die Informationen sind schnell zugänglich und stehen langfristig zur Verfügung. Die Personalisierung der Informationen belebt dabei die Nutzung und steigert die Arbeitseffizienz. Projekte laufen erfolgreicher und Prozesse werden optimiert. Der positive Einfluss auf den Unternehmenserfolg und die lebendige Unternehmenskultur wird zudem durch den offenen und transparenten Dialog zwischen Mitarbeitern und Management unterstützt. Der offene und soziale Umgang wirkt sich positiv auf die Wertschätzung und Motivation der Mitarbeiter aus und führt zu mehr Produktivität und Erfolg.

Fakt ist: Unternehmen müssen sich auf die neue Art der Unternehmenskommunikation einlassen, diese wirklich leben und den Prozess ständig pflegen. Nur dann lassen sich Erfolge erzielen.

Sie sind bereit neue Kommunikationswege in Ihrem Unternehmen zu nutzen und möchten mehr über die Möglichkeiten und die Einführung des Social Intranets erfahren?

Wir laden Sie gerne am 28. September zu unserem Workshop ein. Von 08:30 – 15:30 Uhr erfahren Sie alles über die Einführung und Nutzung von SharePoint und über mobile Lösungen. Als Gastreferent stellt Ihnen Felix Schröder – Unitleiter Strategie der Hirschtec – die„Aspekte eines modernen Intranets in Zeiten des digitalen Wandels“ vor. Dabei können Sie gespannt darauf sein, wie sich Unternehmen heute methodisch der Aufgabenstellung „Neues Intranet“ nähern. Jetzt kostenlos anmelden.

Wenn es um die digitale Transformation im Unternehmen geht, denken wir vielleicht in erster Linie an Industrie 4.0, an innovative Produktion mit smarten Handschuhen und Datenbrillen, an Augmented Reality und Roboter. Dies impliziert für uns am ehesten Effizienzsteigerung und Kostensenkung, kurz: Wettbewerbsfähigkeit. Auch digitaler Vertrieb und intelligentes Kundenmanagement über das CRM haben sich mittlerweile ihre Berechtigung erkämpft, ebenso wie Mobilität und Apps aller Art. Produkte und Dienstleistungen lassen sich so einfach besser verkaufen. Prozessoptimierung schwingt in allen Bereichen mit. Auch der „Digital Workplace“ als moderne Art der Zusammenarbeit setzt sich immer mehr durch. Doch wie sieht es bei der Personalentwicklung aus?

Das scheint bisher kaum ein Thema zu sein. Digitalisierung wird heute oft noch als Aufgabe der Geschäftsführung und der IT wahrgenommen, dabei spielt die HR-Abteilung – macht man es richtig – eine entscheidende Rolle. Sie hat einen wesentlichen Anteil an der strategischen Entwicklung. Schließlich ist es ihre Aufgabe, dem Fachkräftemangel zu trotzen und hoch qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht nur zu finden, sondern vor allem auch zu binden und zu fördern. Damit dies gelingt müssen Arbeitsstrukturen angepasst und in die Unternehmenskultur integriert und ständig weiterentwickelt werden.

Die HR-Abteilung sollte genau die Organisationsstruktur schaffen, durch die der digitale Wandel optimal vorangetrieben wird. Gelingt es dem Personalmanagement beispielsweise, „digitale Talente“ geschickt einzusetzen, um mit ihrer Unterstützung das gesamte „digitale Skillset“ der bestehenden Belegschaft weiter ausbauen, werden technische Innovationen und alle damit verbundenen strukturellen Veränderungen schneller angenommen und erfolgreich umgesetzt.

Eine passende Software, wie beispielsweise Microsoft Dynamics 365 for Talent, hilft dabei, innovative Prozesse im Personalmanagement einfach zu steuern und den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv mitzugestalten. Denn folgende 5 Faktoren machen heute modernes Personalmanagement erfolgreich:

1. Richtig Suchen

Über konkrete Anforderungsprofile in der Stellenausschreibung und eine intelligente Suche können Jobanzeigen gezielt gesteuert werden. Bewerber und Bewerberinnen können sich bequem über Business-Plattformen wie Xing und LinkedIn bewerben. Dies ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme. Selbst proaktives Suchen des Unternehmens in diesen Portalen, Kontaktaufbau und Employer Branding werden einfacher. Das Unternehmen wird für den Arbeitsmarkt sichtbar. Aber auch das Suchen innerhalb des Unternehmens wird endlich übersichtlicher und spart oft wertvolle Ressourcen ein. Denn durch eine zentrale Verwaltung hat das Personalmanagement die gesamte Belegschaft im Blick und kann auch intern schauen, ob ausgeschriebene Stellen passen bzw. durch maßgeschneiderte Weiterbildungen optimal besetzt werden können.

Über konkrete Anforderungsprofile in der Stellenausschreibung und eine intelligente Suche können Jobanzeigen gezielt gesteuert werden. Bewerber und Bewerberinnen können sich bequem über Business-Plattformen wie Xing und LinkedIn bewerben. Dies ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme. Selbst proaktives Suchen des Unternehmens in diesen Portalen, Kontaktaufbau und Employer Branding werden einfacher. Das Unternehmen wird für den Arbeitsmarkt sichtbar. Aber auch das Suchen innerhalb des Unternehmens wird endlich übersichtlicher und spart oft wertvolle Ressourcen ein. Denn durch eine zentrale Verwaltung hat das Personalmanagement die gesamte Belegschaft im Blick und kann auch intern schauen, ob ausgeschriebene Stellen passen bzw. durch maßgeschneiderte Weiterbildungen optimal besetzt werden können.

2. Ängste abbauen

Die Digitalisierung macht vielen Mitarbeitern Angst, da sie für viel Dynamik in der Belegschaft sorgt. Manche Jobprofile werden redundant und durch Maschinen, Roboter oder automatisierte Prozesse ersetzt, neue Stellen und Herausforderungen entstehen. Es ist Aufgabe der Personalabteilung, den Wandel zu begleiten und die Belegschaft positiv auf die neuen Aufgaben vorzubereiten, Schulung anzubieten und Teams richtig zusammenzustellen, damit sich Fähigkeiten und Stärken perfekt ergänzen können. Die Software unterstützt diesen schwierigen Prozess, indem sie einen guten Überblick über die Skills der Belegschaft gibt. Über intelligente Analysen lassen sich Weiterbildungsmaßnahmen leichter steuern. Auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben über einen persönlichen Account Zugang zur Software, können 360°-Feedbacks anfordern und gemeinsam mit der Personalabteilung persönliche Ziele erarbeiten. Dies gibt Sicherheit und hilft Angestellten schneller Ihre Position im digitalen Wandel zu festigen.

3. Modern kommunizieren:

In einem harten Kampf um die besten Fachkräfte können Unternehmen heute durch einen gut organisierten Bewerberprozess punkten. Bewerber sind oft sehr unzufrieden über die Kommunikation. Oft ist die Bewerbung raus und eine Bewerberin hört beispielsweise lange Zeit nichts. Bestenfalls bekommt sie die Nachricht: „Der Prozess wird noch dauern“. Rückfragen werden oft gar nicht beantwortet. Vieles läuft unkoordiniert, besonders wenn in Bewerbungsverfahren ganze Teams involviert sind. Unsicherheiten schleichen sich ein, besonders weil junge Generationen wie die „digital Natives“ kurze Reaktionszeiten gewohnt sind. Die Software bietet einen umfangreichen und datenschutzkonformen Kommunikationsablauf vom Eingang der Bewerbung über die erste Einladung zum Skype-Interview, Bewerbungsgespräch, Assessment-Center bis hin zum perfekten Onboarding-Prozess am ersten Arbeitstag. Auch die Bewerberin kann aktiv werden. Sie kann jederzeit bequem von zuhause ihren Status einsehen, Dokumente und Arbeitsproben hochladen sowie Rückmelden zu erledigten Aufgaben nachschauen. Die Bewerberin wird straff durch den kompletten Bewerbungsprozess geführt. Die „TouchPoints“ vermitteln Vertrauen und Professionalität – sie fühlt sich gut aufgehoben. Kann diese moderne und professionelle Kommunikation später im Unternehmen fortgesetzt werden, wird sie sich auch weiterhin wohlfühlen. Über den Digital Workplace und das Social Intranet stehen ihr alle gängigen Kommunikationswerkzeuge, die sie aus ihrem Alltag gewohnt ist, zur Verfügung. Sie findet alle nötigen Informationen und kann problemlos, auch international kommunizieren, sich Wissen aneignen und gehört schnell zum Team.

4. Wissen teilen:

Gerade Zusammenarbeit und Wissensmanagement sind im digitalen Wandel so wichtig wie nie. Viele neue Herausforderungen wollen gestemmt und Generationen verbunden werden. Um „digitale Natives“ im Unternehmen anzusiedeln und bestenfalls mit dem Erfahrungsschatz und der Kompetenz „analoger Helden“ zu verbinden, benötigen Unternehmen heute ein gut funktionierendes Intranet. Social-Features sind mittlerweile in allen Generationen beliebt. Sie helfen die Kommunikationsstrukturen von Top-Down in das Bottom-Up-Prinzip zu verwandeln. Das Intranet sollte also mit innovativen Collaboration-Tools von Office 365 wie beispielsweise Teams und Planner ausgestattet sein, um Teamwork und Wissensmanagement generationsübergreifend voranzutreiben. Dank eines dynamischen Integrierten-Management Systems (IMS) im SharePoint können Qualitäts- und Wissensmanagement sogar nach Richtlinien der ISO-Norm 9001 abgebildet und archiviert werden. Unserer Bewerberin erlebt bei ihrem Eintritt ins Unternehmen gleich zu Beginn eine moderne und offene Unternehmenskultur. Sie erkennt die gleichen modernen Kommunikationsmethoden, die sie auch schon im Bewerbungsprozess erfahren durfte. Das Unternehmen wirkt glaubwürdig und sie fühlt sich richtig angekommen.

5. Motivation steigern:

Ein perfekt organisierter Bewerber- und Onboarding-Prozess, gefolgt von moderner Zusammenarbeit und Wissensmanagement über ein Social Intranet fördert Teamwork und schafft Transparenz und Vertrauen. Innovative Kommunikation und Collaborations-Möglichkeiten haben so einen hohen Anteil an der Motivation der Teams und der gesamten Belegschaft. Wenn es die HR-Abteilung jetzt noch schafft, die Förderung und Weiterbildung ebenfalls Bottom-Up zu organisieren und die Belegschaft zur Mitgestaltung zu animieren, ist der digitale Wandel auch im Personalmanagement angekommen. Die Belegschaft hat dann nicht mehr das Gefühl, dem digitalen Wandel ausgeliefert zu sein. Im Gegenteil – das Team erlebt Digitalisierung als Aufbruchstimmung in eine neue Zeit mit technischen Neuerungen, vor allem aber mit neuen persönlichen Entwicklungschancen.

Fazit: Das Personalmanagement hat somit einen entscheidenden Anteil und eine Verantwortung am Erfolg der digitalen Transformation im Unternehmen. Es geht nicht allein um die Anschaffung neuer Technologien, sondern vor allem die Menschen. Der Mensch bleibt die wertvollste Ressource. Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissensmanagement, Motivation und Vertrauen sind wichtige Faktoren, die den Erfolg garantieren. Deshalb ist die Digitalisierung der HR-Abteilung unverzichtbar.

Haben Sie Fragen zum Personalmanagement 4.0, zur abteilungsübergreifenden Digitalisierung und zum Change Management? Dann sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne. Besuchen Sie auch unsere kostenlosen Workshops. Wir freuen uns auf Sie.

 

Obwohl die Digitalisierung bereits seit Jahren in aller Munde ist, werden 68% der Geschäftsprozesse in Unternehmen noch in hohem Maße manuell ausgeführt. Repetitive Aufgaben und aufwendige Dokumentationen sind verantwortlich für tausende Stunden verlorener Produktivität. Doch wie können Unternehmen diesem Problem begegnen? An dieser Stelle kommt Intelligent Process Automation (IPA) ins Spiel. IPA ist ein Set verschiedener Technologien, die im Folgenden zum besseren Verständnis kurz erklärt werden sollen. Im Grunde genommen beruht Intelligent Process Automation auf vier konstituierenden Komponenten:

•  Artificial intelligence/machine learning – Die Anwendung von Systemen, die mit Software ausgestattet sind, die menschliche Intelligenzprozesse simuliert und in der Lage ist ohne explizite Anweisungen zu lernen
• Natural language processing (NLP) – Die Fähigkeit eines Systems zur Spracherkennung
• ​Robotics – Die Verwendung von Robotern, die in der Lage sind über das Internet of Things (IoT) zu interagieren, zu lernen und autonome Entscheidungen zu treffen 
• Predictive analytics – Die Vorhersage von Outcomes unter der Verwendung von statistischen Algorithmen und machine learning 

IPA ist also eine Kombination aus Prozessoptimierungen und IT-Tools, die Arbeitskräfte unterstützt, indem sie repetitive Routineaufgaben übernimmt. Dabei imitiert IPA von Menschen ausgeführte Aktivitäten und lernt im Laufe der Zeit diese sogar besser auszuführen. Hierbei werden herkömmliche Ansätze der regelbasierten Automatisierung durch Fortschritte in den Bereichen des Tiefenlernens und der kognitiven Technologie erweitert. Doch wie genau profitieren Unternehmen vom Einsatz dieser Technologien? Zentrales Versprechen des Einsatzes intelligenter Prozess-Automatisierung sind vor allem deutliche Effizienzsteigerungen. Einer IBM Studie zufolge konnte eines der Fortune 75 Unternehmen aus dem Consumer Goods Bereich seine „trouble tickets“ durch die Einführung eines intelligenten Prozessautomatisierungssystems bis zu 30% schneller bearbeiten und die Mitarbeiterproduktivität sogar um bis zu 50% steigern. Darüber hinaus helfen IPA Systeme operationale Risiken zu verringern und die Leistungen der Mitarbeiter zu steigern aber auch Reaktionszeiten und Kundenerlebnisse zu verbessern.  Doch wie genau funktioniert das nun? Stellen Sie sich eine Versicherungsgesellschaft vor, in der ein Sachbearbeiter im Schadensfall Daten aus vielen verschiedenen Systemen heranziehen muss, um einen angemessenen Service anbieten zu können. Durch den Einsatz von IPA können Roboter manuelle Klicks ersetzen, textlastige Kommunikationen interpretieren und anschließend regelbasierte Entscheidungen treffen, die nicht vorprogrammiert sein müssen. Auf dieser Grundlage macht das System dem Kunden nun Vorschläge und erhebt dabei sämtliche Interaktionen zwischen Kunden und System in Echtzeit. Ziel der Automatisierung ist jedoch nicht notwendigerweise die Menschen zu ersetzen, sondern vielmehr die Arbeit der Menschen zu verändern und neue Arbeitsweisen zu schaffen. So erfordern neue digitale Betriebsprozesse heute und in Zukunft vor allem ein zielgerichtetes Zusammenspiel zwischen Menschen und den zu verarbeitenden Daten. Dabei ist eine „digitale Belegschaft“, die verschiedene betriebliche Prozesse ausführt ideal geeignet, um Aufgaben zu übernehmen, die entweder zu schnell für Menschen sind oder schlichtweg zu viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen. Hierdurch gewinnt die menschliche Arbeitskraft Zeit zurück, um das zu tun, wozu sie am besten geeignet ist: strategisch denken, kreativ handeln und zwischenmenschlich interagieren. Untermauert wird dies durch das Beispiel des Finanzdienstleisters UBS. Laut eines Artikels auf der Unternehmenswebsite „wird uns die intelligente Automatisierung vor allem erlauben, Menschen von der Routinearbeit zu befreien und sie so in die Lage zu versetzen, sich auf kreativere Aufgaben zu konzentrieren. Der Gesamtnutzen solcher Verbesserungen für die Wirtschaft könnte groß sein, ebenso wie die Vorteile in Bezug auf Arbeitszufriedenheit und Lebensqualität der Mitarbeiter“. Doch bis es so weit ist liegt ist, liegt noch ein weiter Weg vor den Unternehmen. Auf diesem Weg sollten insbesondere Herausforderungen bei der Akzeptanz durch Mitarbeiter und Kunden nicht unterschätzt werden. Denn IPA verspricht große Vorteile, verursacht aber auch Angst. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die Unternehmen ihre Vorteile klar kommunizieren aber auch ehrlich über die Risiken aufklären. Um dauerhaft erfolgreich zu sein, muss die intelligente Prozess Automatisierung dabei vor allem zuverlässig und mit den Compliance Richtlinien der Unternehmen vereinbar sein. Unabhängig davon, wie lange es für Unternehmen dauern wird, diesen Weg zu beschreiten, sind wir der Meinung, dass es getan werden sollte. Denn wir sind davon überzeugt, dass die Auswirkungen, die IPA auf Unternehmen haben wird, signifikant und letztendlich von Vorteil sein werden. 

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​Das stille Summen im deutschen Mittelstand um die digitale Transformation im Unternehmen wird merklich lauter. Nicht nur große Unternehmen und Konzerne satteln um. Auch kleinere mittelständische Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Krankenhäuser kennen mittlerweile die Vorteile und digitalisieren immer mehr Prozesse. Digitalisierung umfasst längst nicht mehr nur das „Internet of Things“ und die Kommunikation der Maschinen untereinander, sondern mit dem „Digital Workplace“ wird der Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen zur kollaborativen Schnittstelle. In einem modernen Social Intranet wachsen SharePoint und Office 365 weiter zusammen und bieten eine allumfassende Plattform für eine Zusammenarbeit 4.0. Auch die Kommunikation mit dem Kunden und die Organisation des Service gehören heute zu einer erfolgreichen Digitalisierung. Wie Unternehmen heute eine erfolgreiche digitale Transformation meistern, zeigen diese 4 Faktoren:

1.    Agil und innovativ: Erfolgreiche Unternehmen denken immer einen Schritt voraus 
Werfen wir einen Blick auf den Markt. Erfolgreich ist heute der, der ständig in Bewegung ist. Wollen Unternehmen erfolgreich sein, sollten sie zum Vorreiter der Digitalisierung werden. Internetfirmen wie Google und Amazon beispielsweise entwickeln sich ständig weiter. Aktiv und immer am digitalen Puls erfinden sie laufend neue Geschäftsbereiche. Hauptsache vorne, Hauptsache innovativ. Jetzt entdecken sie sogar den industriellen Sektor als Wachstumsfeld und investieren in Industrieprojekte, wie beispielsweise in selbstfahrende Autos. Das macht sie erfolgreich.

2.    Get in Touch: Eine einmalige Customer Experience dank neuer Technologien
Klassisches Marketing und klassischer Vertrieb alleine reichen heute nicht mehr aus. Wollen Unternehmen im Verkauf mehr erreichen, müssen sie sich dem Markt anpassen und „Omni-Channel“ vertreten sein. Durch innovative Technologien im Marketing und Vertrieb lassen sich Verkaufschancen erhöhen und einmalige und individuelle Kundenerlebnisse gestalten. Denn bei einer Vielzahl von Produkten bei gleicher Qualität entscheidet heute eine perfekt organisierte, kreative und persönliche Customer Journey und ein exzellenter Service über den Erfolg eines Produkts oder einer Dienstleistung. Deshalb macht es Sinn, das Geschäftsmodell in die „Neue Welt“ zu transformieren. Unternehmen sollten die Möglichkeiten der Digitalisierung, beispielsweise durch ein CRM und durch Marketing Automation voll ausschöpfen, um Kundenerlebnisse kreativ und personalisiert zu gestalten. 

3.    Work together: Interne Kommunikation und ein „Digital Workplace“?

Unternehmen benötigen eine digitale Transformation innerhalb ihrer gesamten Organisation und ihrer Businessprozesse. Der „Digital Workplace“ ist dabei eine der wichtigsten Schnittstellen. Denn neben der Marktorientierung mit Innovationsgeist und der Digitalisierung der Verkaufsprozesse sind auch in der internen Kommunikation eine extrem hohe Agilität und Zusammenarbeit gefragt. 
Der „Digital Workplace“ fungiert dabei einmal als Informationsportal, zudem jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen einfachen und vor allem auch einen mobilen Zugang hat. Außerdem sollte das Arbeiten in Netzwerken und elektronische Kooperation (Kollaboration) jederzeit gegeben sein. Die Integration von Geschäftsprozessen in den „Digital Workplace“ sorgt wirklich für eine effiziente Bearbeitung verschiedenster Themen und Bereiche. Je nach Jobrolle stehen den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestenfalls alle nötigen „Werkzeuge“ zur Verfügung. Sie können beispielsweise dank Dokumentenmanagement, Vertragsautomatisierung, Projektorganisation oder verschiedener Features aus Office 365über Ihren individuellen „Digital Workplace“ direkt zusammenarbeiten und Prozesse vereinfachen. Wichtig ist nur, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch die neuen Technologien nicht gleich zu überfordern, sondern sie strategisch Schritt für Schritt mit auf die Reise zu nehmen. Funktioniert dies, erreichen Unternehmen durch die digitale Transformation bei ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieselbe Dynamik wie bei ihren Kunden. Wir sprechen hier innerhalb der internen Kommunikation von der Employee Journey. Durch die hohe Agilität, durch Social Features im Intranet und die vielen mobilen Komponenten wecken Unternehmen Begeisterung und stärken die Motivation der Mitarbeiter. Zusammenarbeit wird gefördert und Wissen geteilt. Die „Employee Experience“ wird so zum Jobmotor und ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die intensive Nutzung des „Digital Workplaces“. Damit sind Unternehmen schon einen gewaltigen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen. 

4.    Take care: Erstklassiger Service rund um die Uhr und am besten präventiv
Erstklassiger Service und ein umfangreiches Kundenmanagement  gehören heute ebenfalls zur Customer Experience. Kunden möchten nicht nur individuell und kreativ angesprochen werden, sondern sich am besten rund um die Uhr persönlich betreut fühlen. Heute bieten Self-Service-Portale, Wissensdatenbanken, Extranets, Kundenportale, pfiffige Apps und Chatbots einen allumfassenden Service individuell an jede Branche und jedes Unternehmen angepasst. Die Ausdehnung der Netzwerke und eine gute Kommunikation und Infrastruktur zwischen Kunden, Lieferanten und Unternehmen gehören ebenfalls zu einer erfolgreichen digitalen Transformation. 

Fazit:  Digitale Prozesse dürfen nicht am Arbeitsplatz enden. Entscheiden sich Unternehmen für eine digitale Transformation, benötigen sie eine Strategie, die nicht nur einen Unternehmensbereich digitalisiert, sondern das gesamte Unternehmen. Bestenfalls sprengt sie die Unternehmensgrenzen und zieht alle Netzwerke und die Infrastruktur mit ein. Interne und externe Prozesse sollten nach und nach umgestellt werden. Zukunftsorientierung und extreme Agilität für innovative Geschäftsfelder sind ebenso wichtige Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens wie eine einmalige Customer Journey durch personalisiertes Marketing und einen modern ausgerichteten Vertrieb. Ein erstklassiger Service und ein innovativer „Digital Workplace“ mit mobilen Kommunikationsschnittstellen über innovative Enterprise-Apps bieten Schnelligkeit und Flexibilität bei der Beratung und für die Zusammenarbeit. Erst wenn wirklich alle Geschäftsbereiche und Businessprozesse optimal ineinandergreifen, lassen sich die Datenmengen mit Hilfe von Business Intelligence perfekt analysieren und weiter optimieren. In Zukunft wird besonders im Bereich Predictive Analytics, Cognitive Service und Maschine Learning noch einiges auf uns zukommen. Deshalb macht es Sinn, umgehend mit der digitalen Transformation zu beginnen und strategisch und agil in die technische Revolution einzusteigen.

Brauchen Sie dabei Unterstützung? Gerne beraten wir Sie, welche Möglichkeiten für Ihre Branche und Ihr Business die richtigen sind.  Sprechen Sie uns an.

Wenn Unternehmen in Sachen Apps und Social Intranets richtungsweisende Schritte in die digitale Zukunft unternehmen, sind sie gut beraten, Führungskräfte und Mitarbeiter in „Hurra“-Stimmung zu versetzen. Dafür muss allen Beteiligten klar sein, wohin der Weg führt – und wie sie ihn aktiv mitgestalten können. Eine lohnenswerte Herausforderung für die Interne Kommunikation. Denn im Kern dreht es sich dabei um Kommunikation 4.0: Social Intranets und Apps ermöglichen nicht weniger als agiles, anti-hierarchisches und partizipatives Arbeiten. Wenn das kein Grund für Freudensprünge ist…

Nieder mit den Sprachbarrieren!
Wie kaum ein anderes Tool schaffen Apps eine Kultur der Integration, fördern Loyalität, Engagement und Produktivität. So hat deren passgenauer Einsatz auch einen immensen Einfluss auf die Kommunikationskultur. Apps bieten die Möglichkeit, starre Hierarchien und Sprachbarrieren aufzulösen und führen Top-Down-Routinen hin zu kollaborativer Kommunikation und können derart die Produktivität steigern. Denn interaktive Transparenz und das Teilen von Wissen hilft nicht nur, sich mit Unternehmen und Kollegen verbunden zu fühlen. Apps verleihen Mitarbeitern auch eine Stimme, die gehört werden kann. Fakt ist: Best-Practice-Unternehmen, die Apps und Social Intranets erfolgreich integriert haben, berichten von überdurchschnittlichem Input und Engagement seitens ihrer Mitarbeiter.

Wir! Sind! Gemeinsam! Stark!
Das kann Andrea Montua, Geschäftsführerin von MontuaPartner Communications, nur bestätigen: „Unsere Erfahrungen zeigen, dass Apps und Social Intranets bei den Mitarbeitern zu mehr Loyalität und Leistung führen, weil ein Zusammengehörigkeits-Gefühl über Standorte hinweg erzeugt wird“, so Montua. Den positiven Trend beim Einsatz digitaler Kommunikationstools spiegelt auch eine aktuelle Untersuchung der Hochschule RheinMain wieder. Laut der Studie „…haben sich unternehmensinterne Social-Media-Plattformen als ein zentrales Element für eine adäquate Führungs- und Zusammenarbeitskultur im digitalen Zeitalter etabliert“, so Professor Dr. Thorsten Petry. Allerdings klafft nach den Ergebnissen noch eine große Lücke zwischen den Erwartungen und den Ergebnissen. Sprich: Ist das Management nicht motiviert dabei, sind die tollsten Tools am Ende für die Tonne. 

Raus ins Rampenlicht!
Um mögliche Widerstände abzubauen, positive Impulse zu geben und den digitalen Change erfolgreich zu gestalten, muss zunächst also die Führungsriege angefixt werden. Workshops, Schulungen oder Best-Practice-Trainings lassen Ängste und Denkblockaden schrumpfen, wecken die Neugier. Nur so können Vorgesetzte dann als Pioniere vorangehen und die Mitarbeiter für Social-Collaboration-Prozesse glaubwürdig begeistern.

Ganz gleich, ob es sich dabei ums „Culture-Boarding“, dem Einarbeiten in die (neue) Unternehmenskultur, um Projektarbeit mit der Kanban-Methode oder firmeninterne Soziale Netzwerke handelt: In zukunftsorientierten Unternehmen haben sich Apps und Social Intranets bereits ihre Nischen in der Organisation und vor allem in der Internen Kommunikation erobert. Damit aus dem Randdasein bald ein Platz im Rampenlicht wird, braucht es Innovationsfreude, Neugier, Flexibilität. Es lohnt sich!

Und App dafür: MontuaPartner Communications, führende Full-Service-Agentur für Interne Kommunikation und Change, rät ihren Kunden in Sachen Mitarbeiterkommunikation verstärkt zum Einsatz kollaborativer Tools wie Social Intranets und Apps. Denn die Erfahrungen zeigen, wie die strategisch geplante Installation solch digitaler Dialogmittel die Unternehmenskultur positiv verändern können – hin zu mehr Engagement, flacheren Hierarchien und deutlich gesteigerter Effizienz. Dieses Wissen macht die Zusammenarbeit zwischen MontuaPartner Communications und aXon, Gesellschaft für Informationssysteme und Lösungspartner für SharePoint, so bereichernd: Beide machen sich dafür stark, die Interne Kommunikation bestmöglich zu gestalten.

Möchten Sie mehr erfahren? Gerne beraten wir Sie persönlich. Kontaktieren Sie uns.