Verständlich und effizient: Prozesse mit Nintex Promapp

​​In jedem Unternehmen gibt es hunderte von Arbeitsabläufen, die mehr oder weniger standardisiert und in Form von Prozessen formalisiert sind. Das ist natürlich in der Praxis nicht immer so einfach und auch nicht immer vollständig umsetzbar, weil man die Realität niemals 1:1 in einem Modell abbilden kann. Letztlich sind Menschen einfach sehr unterschiedlich in der Informationsverarbeitung und ihren Handlungen. So entsteht häufig ein Wust an uneinheitlichen, fehlerbehafteten und missverständlichen Prozessen.
Gehen wir aber einmal davon aus, dass letztlich ein perfekt ausgeklügelter, alle Eventualitäten abdeckender Prozess entstanden ist, der durch Branchen-Standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) keinen Raum für Interpretation lässt. Problem gelöst, oder etwa doch nicht?

Komplex muss nicht kompliziert sein
BPMN-Notation kann schnell sehr unübersichtlich und schwer verständlich werden. Denn sie stellt jeden Schritt, jedes Detail und jede Alternative in einem einzigen Schaubild dar und das mit einer Vielzahl unterschiedlicher Symbole. Ohne vorheriges Erlernen der Notation ist ein Verständnis kaum möglich . Die eigentlich lückenlose Prozess-Modellierung bleibt aufgrund ihrer komplexen Darstellung einer kleinen Experten-Riege vorbehalten. Die restliche Belegschaft hat keinen Mehrwert davon, obwohl die Prozess-Vereinheitlichung alle betreffen soll.Daher ist es doch schön, wenn es auch einfach geht.

Niedrige Einstiegshürde
Nintex Promapp setzt den Fokus auf leichte Zugänglichkeit. Jeden Prozess soll der User in 10-15 Sekunden verstehen können. Das geschieht in erster Linie durch eine smarte Reduktion der Komplexität nach dem Zwiebelprinzip.
Jeder Prozess besteht aus einer Handvoll „Activities“: Nimm Bestellung auf, bereite Getränk zu, serviere Getränk. Der Prozess stellt zunächst nur diese Hauptschritte dar. Umgangssprachlich formuliert und klar verständlich dargestellt, ohne technische Spitzfindigkeiten und komplizierte Symbole.
Interessiert sich der User für Details, klickt er eine Activity an und sieht die untergeordneten „Procedures“ mit genauen Abläufen. Stellen Sie sich Arbeitsanweisungen in Ihrer Betriebskantine vor. Die erste Prozedur beschreibt Hygiene-Vorschriften, die nächste wie man den Fisch filettiert und so weiter. Klickt man eine Prozedur an, öffnen sich die Detail-Anweisungen, die sich mit Videos und Dokumenten ergänzen lassen.
Smartes Informations-Management vermeidet eine Überflutung unnötiger Informationen. Mit Hilfe von kontextbezogenen Informationen sieht der Mitarbeiter immer genau die gerade relevanten Informationen.
Ein erfolgreicher Change-Prozess gelingt am besten mit der vollen Unterstützung der zuständigen Mitarbeiter. Die mit Promapp leicht verständlich aufbereiteten Prozesse unterstützen dies im Gegensatz zu klassischen Notationen wie BPMN.

Effizienz durch Standardisierung und Konventionen
Prozesse sollen aber nicht nur verständlich sein, sondern auch effizient. Bei einem Unternehmen mit einer Vielzahl von Prozessen ist es dabei wichtig, dass diese standardisiert sind. Wir beginnen z.B. schon bei einfachen  Konventionen in der Benennung von Prozessen: „Tue X, um Y zu erreichen“. Fange einen Fisch, um deine Familie zu ernähren; standardisiere Prozesse, um Effizienz zu steigern.
Promapp Fachgebiete
Von der Konsistenz profitieren Unternehmen neben den internen Verwaltungsprozessen auch in der Kundenbetreuung, weil jeder Mitarbeiter die gleichen Prozesse verwendet. Das Support-Team und die Kunden werden sich darüber freuen.
Hinzu kommen noch erweiterte Funktionen wie Risk- und Compliance-Management. Rechte und Verantwortlichkeiten in Prozessen sind ein zentrales Konzept in Promapp.

Social Features
Prozesse bilden mitunter komplizierte Abläufe ab und müssen auch jederzeit an sich ändernde Bedingungen anpassbar sein. Es gibt also mehr als genug Fehlerquellen. In Promapp kann jeder User Feedback zu den Prozessen geben und zur Qualitätssicherung  beitragen. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter in der Montage bemerkt in seiner täglichen Hands-on Erfahrung, dass ein Prozess effizienter wäre, wenn man einzelne Aktionen anders anordnet. Traditionell geht so Know-How verloren, weil es keine Kommunikationskanäle dafür gibt. In Promapp kann jeder Prozessverantwortliche direktes Feedback geben und eine Diskussion anstoßen. Das steigert außerdem noch die Identifikation der User mit den Prozessen, weil sie beteiligt sind und Einfluss nehmen können.

Fazit: Standardisierte und leicht verständliche Prozesse steigern die Effizienz eines Unternehmens. Dabei beschleunigen Sie den Lernprozess der Mitarbeiter und vermeiden Fehler und Frust. Die zusätzlichen Social Features machen die User zu Beteiligten und sorgen für eine kontinuierliche Qualitätssicherung. Durch die niedrige Einstiegshürde erkennen Ihre Mitarbeiter auch direkt den Mehrwert.
Bedenken Sie immer, der Erfolg jeder Veränderung steht und fällt mit der Unterstützung der betroffenen User. Das ist der Kernpunkt eines erfolgreichen Change Managements. Möchten Sie mehr über Change und hilfreiche Features wie Promapp von Nintex erfahren, kontaktieren Sie uns.

Nintex unterstützt uns in diesem Jahr als Partner auf der Hannover Messe 2019 am aXon Messerstand H6/A29 und auf der aXon re:work conference 2019 am 22. Mai 2019. Jetzt anmelden und vorbeikommen. Wir freuen uns auf Sie!

Geschrieben von Jürgen Frigger