New Work – Modern Workplace – Digital Teams: Heute schweben viele „Szenebegriffe“ über die Schreibtische. Unternehmen stehen im Zugzwang, sich modern und hip zu präsentieren. Einmal natürlich, um Zusammenarbeit zu digitalisieren und Prozesse zu optimieren, aber auch, um als Arbeitgeber sexy zu bleiben. Mit dem Eintritt der Generation Z in den Arbeitsmarkt kommen heute viele junge Leute daher, die ganz andere Anforderungen an ihren Arbeitsalltag stellen. Das erleben wir jeden Tag beim Kunden sowie im eigenen Unternehmen.

Chat schlägt E-Mail

Unsere jungen Kollegen und Kolleginnen kommunizieren im Durchschnitt am liebsten über den Chat, dicht gefolgt vom persönlichen Gespräch. Durch WhatsApp und andere Messanger-Dienste sind sie es schlicht gewohnt – Emoticons, lustige Gifs und Videos gehören ebenfalls zur alltäglichen Kommunikation. Was den Jungen gefällt, macht allerdings auch den Generationen Y (22-34 Jahre), X (35-54 Jahre) und den sogenannten Babyboomer (55-59 Jahre) Spaß. Die Prioritäten sind oft nur anders verteilt, denn die älteren Generationen bevorzugen fast alle das persönliche Meeting, dicht gefolgt von der E-Mail. Das klassische Telefonat rückt mit den jüngeren Generationen immer weiter in den Hintergrund. So wird vermutlich in den nächsten Jahren der Chat nicht nur intern, sondern auch in der Kommunikation mit den Kunden und durch mobiles Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewinnen. Interne wie extern gilt jedoch – die Kommunikationskanäle schließen keinesfalls aus, sie ergänzen sich vielmehr. 

Mobiles Arbeiten als Motor für den digitalen Schreibtisch

Besonders mobiles Arbeiten treibt den „Digital Workplace“ voran. Denn die sogenannten „Remote Worker“, die im Home Office, von unterwegs oder direkt beim Kunden vor Ort arbeiten, nutzen Kollaborationstools fast doppelt so oft, wie Beschäftigte am festen Arbeitsplatz im Unternehmen. Dies ergab unter anderem eine von Microsoft beauftragte internationale Studie des Meinungsforschungsinstituts YouGov. Weiter hieß es, dass 41 Prozent der befragten „Remote Worker“ heute Video-Konferenzen mit Tools wie Skype for Business oder Microsoft Teams aus der Office-Familie nutzen, während nur 23 Prozent der Mitarbeiter im Unternehmen damit zusammenarbeiten. Da mobiles Arbeiten jedoch stark zunimmt und immer mehr Mitarbeiter die Vorzüge eines flexiblen Arbeitsortes erkennen, werden Tools wie Microsoft Teams, Planer, SharePoint, OnDrive for Business und Videotelefonie in Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen.  

Welche innovativen Tools aus der Cloud beflügeln die Arbeit wirklich?

Ein schickes Intranet ist cool – keine Frage, aber es katapultiert ein Unternehmen nicht automatisch in die digitale Zukunft oder verbessert umgehend die Zusammenarbeit. Gerade Office 365 bietet eine bunte Toolbox von tollen Features. Doch oft ist weniger mehr. Deshalb raten wir, nur die Tools in den Digital Workplace zu integrieren, die ein Unternehmen tatsächlich braucht. Ein Beispiel hierfür wäre eine optimale Dokumentenverwaltung innerhalb der Projektarbeit. Mit der Hilfe von SharePoint, OneDrive for Business und Office Graph erhalten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell einen Überblick über alle relevanten Dokumente. Sie erkennen schnell den aktuellen Status eines Projekts, sehen neue Informationen und können Dokumente in den Kreislauf einfügen und bearbeiten. 

Wie wird Zusammenarbeit erfolgreich? 

Damit die Integration des „Digital Workplace“ gut funktioniert und alle Tools richtig genutzt werden, benötigen Unternehmen ein gut strukturiertes Change Management. Dies gelingt unter der Berücksichtigung der vier Faktoren Organisation, Kommunikation, Qualifikation und Motivation. Diese vier Faktoren stützen die strategische Kompetenz, die alle technischen Features, relevante Daten und Informationen, sowie die geschickte Integration der täglichen Businessprozesse vereint. Erst wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert Ihres „Digital Workplaces“ erkennen und Spaß an der Zusammenarbeit haben, wird Wissen geteilt und Produktivität gesteigert.
Besonders die jungen Kollegen der Generation Z benötigen Unterstützung. Nach der Studie fühlen sie sich nämlich oft mehr gestresst von der Einführung neuer Technologien, als ihre älteren Kolleginnen und Kollegen. 

Wie sieht Arbeit 4.0 denn jetzt wirklich aus? 

Fazit: Neue Tools erobern nicht einfach unseren Arbeitsplatz. Sie verändern vor allem die Art, wie wir zusammenarbeiten. Schon heute bestimmt kollaborative Arbeit etwa 80 Prozent unseres Arbeitstags. Auch „analog“ gibt es Veränderungen. Aktuellen Prognosen zur Folge, gibt es spätestens 2020 mehr Team- als Einzelarbeitsplätze in Unternehmen. Damit ist Teamarbeit weiter auf dem Vormarsch. Moderne Kollaboration-Lösungen, der Eintritt der Generation Z in den Arbeitsmarkt und der Wandel der Arbeitswelt stellen heute neue Anforderungen an die Zusammenarbeit: Der Erfolg eines Unternehmen hängt zukünftig verstärkt davon ab, wie diverse, interdisziplinäre und vor allem global verteilte Teams zusammenarbeiten. 

Bei vielen Unternehmen erleben wir, dass sie an ihren bisherigen Systemen festhalten. Mittlerweile pfeifen alte CRM und Kollaboration-Systeme aus allen Löchern. Immer wieder wird das Nötigste an Budget investiert, um es noch für ein paar weitere Jahre tragbar zu machen. Mit schnell vornaschreitender Digitalisierung reicht dieses Vorgehen nicht mehr aus. Das heißt nicht, dass die gute alte E-Mail beispielsweise ausgedient hat. Es kommen einfach neue Kanäle hinzu und vor allem, die Kanäle verbinden sich. Ich entscheide mich heute im Marketing nicht für einen Kanal, sondern kommuniziere kanalübergreifend – intern wie extern. Was am Anfang vielleicht recht verwirrend wirkt, ist heute für mich so selbstverständlich, dass es nicht nur mein tägliches „Doing“ bestimmt, sondern ich diese lebendige Dynamik genieße. Heute sprechen, chatten, funken mich Consultans von überall an, erzählen mir ihre Geschichten aus dem Alltag, fragen: „Kannst du das fürs Marketing gebrauchen?“ Abteilungen berichten heute im Intranet von Leuchtturm-Projekten und was von außen durch die Kanäle gespült wird, gebe ich wiederum an den Vertrieb oder an die anderen Abteilungen weiter. Diese Selbstverständlichkeit muss sich natürlich erst entwickeln, doch ohne die nötigen Tools, entstehen gar nicht erst die Möglichkeiten. 

Möchten Sie mehr über die Vorteile des „Digital Workplace“ erfahren? Kontaktieren sie uns – ganz egal über welche Kanäle – wir lieben moderne Kommunikation. 😉